Agentur wechseln: Kündigung, Übergabe und Checkliste

Der häufigste Fehler beim Agenturwechsel passiert in der ersten Mail. Sie lautet: „Hiermit kündigen wir fristgerecht.“ Ab diesem Moment hat die alte Agentur wenig Grund, dir noch zu helfen. Und plötzlich stellt sich heraus, dass die Domain auf sie läuft, das Google-Ads-Konto in ihrem Manager hängt und niemand das Passwort des Hosting-Kontos kennt.

Die richtige Reihenfolge ist umgekehrt. Erst sichern, dann kündigen.

Schritt 1: Inventur, bevor irgendwer etwas erfährt

Mach eine Liste aller digitalen Bestandteile deines Auftritts und prüfe bei jedem: Wer ist Inhaber, wer hat Admin-Zugang, kann ich mich heute selbst einloggen?

• Domains: Wer ist als Inhaber eingetragen? Wer ist der Provider?
• DNS-Verwaltung: Zugang und Export aller Einträge
• Hosting-Konto: läuft es auf dich oder auf die Agentur?
• E-Mail: MX-, SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge dokumentiert
• Quellcode: Repository mit vollständiger Historie
• CMS: Administratorkonto auf deinen Namen
• Datenbank: aktueller Export
• Backups: wo, wie oft, wer hat Zugriff
• Analytics und Tag Manager: du als Administrator
• Google Search Console und Bing Webmaster Tools: du als Inhaber
• Werbekonten: Google Ads, Meta, LinkedIn auf dein Unternehmen
• Social-Media-Konten und Business-Manager
• Lizenzen: Themes, Plugins, Schriften, Bilder, auf wen laufen sie?
• Dokumentation: Architektur, Deployment, Zugangsliste
• Verträge mit Drittanbietern, die die Agentur für dich abgeschlossen hat

Wo du nur Nutzer bist, bittest du jetzt, noch ganz ohne Hinweis auf einen Wechsel, um Administratorrechte. Das ist eine normale Anfrage, die keine Agentur wundern sollte. Dabei zeigt sich schnell, welche Konten in Wahrheit auf die Agentur laufen.

Schritt 2: Die Kündigungsfrist richtig bestimmen

Welche Frist gilt, hängt vom Vertragstyp ab. Und der steht nicht immer in der Überschrift.

Projektvertrag (Werkvertrag). Schuldet die Agentur ein Ergebnis, etwa eine fertige Website, kannst du nach § 648 BGB bis zur Vollendung jederzeit kündigen. Die Agentur behält aber ihren Anspruch auf die vereinbarte Vergütung, abzüglich ersparter Aufwendungen und anderweitigen Erwerbs. Das Gesetz vermutet, dass ihr 5 Prozent der Vergütung für den noch nicht erbrachten Teil zustehen. Eine Kündigung aus wichtigem Grund nach § 648a BGB ist ohne diese Folge möglich, setzt aber voraus, dass dir das Weitermachen nicht zuzumuten ist. Nach § 648a Abs. 4 kann jede Seite verlangen, den erreichten Leistungsstand gemeinsam festzustellen. Mach davon Gebrauch.

Laufende Betreuung (Dienstvertrag). Retainer für Marketing, Wartung oder Support sind meist Dienstverträge. Dann gilt zuerst die vereinbarte Frist. Fehlt sie, greift § 621 BGB: Bei monatlicher Vergütung ist die Kündigung bis zum 15. eines Monats zum Monatsende möglich. Für Dienste höherer Art, die auf besonderem Vertrauen beruhen, erlaubt § 627 BGB unter bestimmten Voraussetzungen sogar die fristlose Kündigung ohne wichtigen Grund, allerdings nicht bei dauerndem Dienstverhältnis mit festen Bezügen.

Bei Mischverträgen mit Projekt und Betreuung kann es sein, dass für Teile unterschiedliche Regeln gelten. Bei hohen Summen oder langen Restlaufzeiten lohnt sich hier ein kurzer Blick durch einen Anwalt.

Schritt 3: Domains umziehen

Die Domain ist der kritischste Teil. Ohne sie gibt es keine Website und keine E-Mail.

Bei .de-Domains ist der Domaininhaber im Register der DENIC eingetragen. Für den Wechsel des Providers brauchst du einen AuthInfo-Code, den der bisherige Provider ausstellt. Ist die Agentur selbst dein Provider, bekommst du den Code von ihr. Bist du als Inhaber eingetragen, ist das deine Domain, und der Umzug ist ein Formalakt.

Bei generischen Endungen wie .com gelten die Regeln der ICANN. Nach der ICANN-Übersicht für Domaininhaber muss der Registrar den Auth-Code innerhalb von fünf Kalendertagen nach Anfrage herausgeben. Achtung bei Änderungen der Inhaberdaten: Ein Wechsel von Name, Organisation oder E-Mail des Inhabers kann eine 60-tägige Transfersperre auslösen. Die Empfehlung dort lautet, erst umzuziehen und dann die Kontaktdaten zu ändern. Die ICANN überarbeitet ihre Transfer-Regeln seit einiger Zeit, prüfe vor dem Umzug also die aktuelle Fassung.

Vor dem Umzug exportierst du alle DNS-Einträge. Fehlen nach dem Wechsel die MX- oder DKIM-Einträge, kommen keine Mails mehr an, oder sie landen im Spam.

Schritt 4: Überlappung statt harter Schnitt

1. Inventur und ZugängeAlle Konten prüfen, fehlende Admin-Rechte anfordern, Backups und Exporte ziehen.
2. Neue Agentur auswählenBriefing, Angebote, Vertrag. Die neue Agentur bekommt Lesezugriff und prüft den Bestand.
3. KündigungSchriftlich, mit Bitte um Übergabe nach Checkliste und Termin für die Feststellung des Leistungsstands.
4. ÜbergabephaseZwei bis vier Wochen, in denen beide Agenturen Zugriff haben. Die alte erklärt, die neue fragt.
5. Umzug und AbschlussDomain, Hosting, Konten umziehen. Zugänge der alten Agentur entziehen, Passwörter ändern, Löschung nach Art. 28 DSGVO bestätigen lassen.

Die Dauer der Übergabephase ist ein Richtwert und hängt von Umfang und Dokumentation ab.

Die Übergabephase kostet Geld, oft ein paar Stunden der alten Agentur. Rechne sie ein. Eine Stunde Erklärung von der Person, die das System gebaut hat, spart der neuen Agentur oft einen ganzen Tag Einarbeitung.

Bitte die alte Agentur ausdrücklich um eine Übergabedokumentation: Wie wird deployt? Welche Cronjobs laufen? Wo liegen Konfigurationsdateien mit Schlüsseln? Welche Eigenheiten hat das System? Wer das nicht dokumentiert hat, kann es zumindest in einem Termin erklären, der aufgezeichnet wird.

Was ein Wechsel kostet

Ein Agenturwechsel ist nie gratis, auch wenn keine Vertragsstrafe droht. Die Posten sind überschaubar, sollten aber im Budget stehen, bevor du kündigst.

Übergabetermine der alten Agentur (6 h × 110 €)

660 €

Code- und Systemprüfung durch die neue Agentur (16 h × 110 €)

1.760 €

Umzug von Hosting, Domain und Konten (6 h × 110 €)

660 €

Summe ohne Restvergütung aus dem alten Vertrag

3.080 €

Stunden und Stundensatz sind Annahmen. Bei schlecht dokumentierter Software kann die Prüfung ein Vielfaches dauern.

Die Prüfung durch die neue Agentur ist der Posten, an dem du am wenigsten sparen solltest. Erst danach weiß sie, worauf sie sich einlässt, und kann dir ein belastbares Angebot für die Weiterentwicklung machen. Agenturen, die ohne Blick in den Code einen Festpreis für die Übernahme nennen, raten.

Datenschutz zum Abschluss

Hat die alte Agentur personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, etwa Kundendaten im Shop oder Kontaktanfragen, gibt es dazu einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Art. 28 Abs. 3 DSGVO verlangt, dass darin geregelt ist, dass der Auftragsverarbeiter nach Abschluss der Leistungen alle Daten nach deiner Wahl löscht oder zurückgibt. Fordere das schriftlich an. Ändere danach alle Passwörter und entferne die Konten der alten Agentur aus allen Systemen, auch aus solchen, an die du nicht sofort denkst, etwa dem Tag Manager oder dem Server-Zugang per SSH-Schlüssel.

Wenn die Agentur nicht mitspielt

Meist läuft ein Wechsel unspektakulär, weil auch die alte Agentur keinen Streit will. Falls doch: Dokumentiere jede Anfrage schriftlich mit Frist. Prüfe im Vertrag, was zur Herausgabe von Code, Zugängen und Unterlagen vereinbart ist. Bei Rechten am Code hilft der Beitrag Rechte am Quellcode weiter. Offene Rechnungen geben der Agentur ein Argument, eigene Leistungen nach § 273 BGB zurückzuhalten. Zahle unstreitige Beträge deshalb pünktlich.

Und für die Zukunft: Die beste Vorsorge ist ein Vertrag, der die Übergabe schon vor Projektbeginn regelt. Warnsignale dafür, dass genau das fehlt, sammelt der Artikel unseriöse Agentur erkennen.

Die neue Agentur richtig auswählen

Ein Wechsel ist eine Chance, die Fehler der letzten Auswahl nicht zu wiederholen. Nimm dir für die neue Agentur dieselbe Zeit wie beim ersten Mal, mit Briefing und Referenzen. Wie das geht, steht unter Digitalagentur finden. Wenn Betrieb und Hosting künftig bei einem Partner liegen sollen, der auch Sicherheit im Blick hat, lohnt ein Blick auf Anbieter wie OnlineBuilders mit Leistungen für Cyber Security.

Nächster Schritt: Öffne die Checkliste oben und versuche, dich heute in jedes der 15 Systeme selbst einzuloggen. Jeder Punkt, an dem das nicht klappt, ist eine Aufgabe für morgen, noch vor der Kündigung.

Häufige Fragen

Darf die Agentur meine Domain zurückhalten?

Wenn du als Domaininhaber eingetragen bist, muss der bisherige Anbieter den Umzug ermöglichen. Ist die Agentur selbst als Inhaber eingetragen, brauchst du ihre Mitwirkung, und dann hängt viel vom Vertrag ab. Prüfe deshalb vor der Kündigung, wer im Register als Inhaber steht.

Wie lange dauert ein Agenturwechsel?

Die technische Übergabe einer Website dauert oft nur wenige Tage. Mit Kündigungsfrist, Einarbeitung der neuen Agentur und Überlappung sind zwei bis drei Monate realistisch. Bei Software mit wenig Dokumentation kann es länger dauern.

Muss die alte Agentur meine Daten löschen?

Hat sie personenbezogene Daten in deinem Auftrag verarbeitet, regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, dass sie nach Ende der Leistung löscht oder zurückgibt, je nach deiner Wahl. Fordere die Löschung schriftlich an und lass sie dir bestätigen.

Kann ich mitten im Projekt wechseln?

Ja, bei Werkverträgen über § 648 BGB jederzeit. Du schuldest dann aber grundsätzlich die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen. Ein Wechsel mitten im Projekt lohnt sich nur, wenn das Weitermachen absehbar teurer wird.