Abnahme bei Software: Ablauf, Protokoll und fiktive Abnahme
Kurz gesagt: Die Abnahme ist bei Software, die als Werk geschuldet ist, der Moment, in dem du das Ergebnis als im Wesentlichen vertragsgemäß billigst. Mit ihr wird die Vergütung fällig, und die Beweislast kehrt sich um. In der Regel beginnt jetzt auch die Verjährung der Mängelansprüche. Wegen unwesentlicher Mängel darfst du sie nach § 640 BGB nicht verweigern, bekannte Mängel musst du dir vorbehalten.
Am Ende eines Softwareprojekts gibt es meist einen Moment, in dem die Agentur schreibt: „Wir sind fertig, bitte gebt uns die Abnahme.“ Viele Auftraggeber klicken sich dann einen Nachmittag durch die Website, finden ein paar Kleinigkeiten und antworten mit „passt soweit“. Rechtlich haben sie damit gerade einiges entschieden.
Die Abnahme ist der wichtigste Termin im Werkvertrag. Sie bestimmt, wann Geld fließt, wer was beweisen muss und ab wann Fristen laufen. Wer sie unvorbereitet erteilt, verschenkt Verhandlungsmacht.
Was die Abnahme rechtlich bewirkt
Wenn die Agentur dir eine fertige Software, Website oder App schuldet, ist das in der Regel ein Werkvertrag nach § 631 BGB. Dann gibt es eine Abnahme, und an ihr hängt erstaunlich viel:
| Kriterium | Vor der Abnahme | Nach der Abnahme |
|---|---|---|
| Vergütung | noch nicht fällig (§ 641 BGB) | fällig |
| Beweislast für Mängel | Agentur muss Mangelfreiheit zeigen | du musst den Mangel zeigen |
| Verjährung der Mängelansprüche | läuft nicht | beginnt, soweit § 634a Abs. 1 Nr. 1 greift (Abs. 2) |
| Gefahr des zufälligen Untergangs | bei der Agentur (§ 644 BGB) | bei dir |
| Bekannte, nicht vorbehaltene Mängel | rügbar | Rechte nach § 634 Nr. 1 bis 3 entfallen |
Vereinfachte Darstellung der gesetzlichen Grundregeln. Verträge können abweichen.
Der letzte Punkt wird oft übersehen. Nach § 640 Abs. 3 BGB verlierst du die Rechte auf Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt und Minderung für Mängel, die du bei der Abnahme kennst, aber nicht ausdrücklich vorbehältst. Schadensersatz bleibt möglich. Ein bekannter Fehler gehört deshalb immer ins Protokoll, auch wenn die Agentur ihn mündlich längst zugesagt hat.
Wann du die Abnahme verweigern darfst
§ 640 Abs. 1 BGB verpflichtet dich, ein vertragsgemäß hergestelltes Werk abzunehmen. Wegen unwesentlicher Mängel darfst du die Abnahme nicht verweigern. Ein falsch gesetzter Zeilenumbruch auf einer Unterseite ist kein Grund, ein Kontaktformular, das keine Mails verschickt, schon.
Wo die Grenze liegt, regelt das Gesetz nicht. Deshalb lohnt es sich, im Vertrag Mängelklassen festzulegen. Ein mögliches Schema:
| Klasse | Beschreibung | Beispiel | Folge für die Abnahme |
|---|---|---|---|
| 1, kritisch | Kernfunktion fällt aus, keine Umgehung möglich | Checkout bricht ab, Login unmöglich | Abnahme wird verweigert |
| 2, schwer | Funktion eingeschränkt, Umgehung mit Aufwand | Filter in der Produktsuche liefert falsche Treffer | Verweigerung nur ab vereinbarter Anzahl |
| 3, leicht | Schönheitsfehler, Nutzung nicht beeinträchtigt | Abstand zwischen zwei Elementen falsch | Abnahme mit Vorbehalt, Behebung in Frist |
Die Grenzwerte vereinbarst du vorab, etwa: keine Mängel der Klasse 1, höchstens drei der Klasse 2. Das verhindert die typische Diskussion am Projektende, in der beide Seiten dieselbe Fehlerliste völlig unterschiedlich bewerten.
Die fiktive Abnahme: Schweigen hat Folgen
Seit dem 1. Januar 2018 gibt es eine Regel, die viele Auftraggeber nicht kennen. Nach § 640 Abs. 2 BGB gilt ein Werk als abgenommen, wenn die Agentur dir nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und du die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigerst.
Das heißt praktisch: Schreibt die Agentur „Bitte nehmt bis zum 15. ab“, und du reagierst nicht, ist die Software nach Fristablauf abgenommen. Mit allen Folgen aus der Tabelle oben. Eine pauschale Antwort wie „Wir sind noch nicht zufrieden“ reicht nicht. Du musst mindestens einen konkreten Mangel benennen.
Für Verbraucher gilt die Fiktion nur, wenn die Agentur zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folgen hingewiesen hat. Unternehmen bekommen diesen Schutz nicht.
So läuft eine saubere Abnahme ab
- Abnahmekriterien im VertragTestfälle, Mängelklassen und Grenzwerte festlegen, bevor die Entwicklung beginnt.
- Bereitstellung auf TestsystemAgentur meldet Fertigstellung schriftlich und stellt eine Testumgebung mit Testdaten bereit.
- TestphaseVereinbarte Frist, etwa zwei Wochen. Fehler werden laufend in einem Ticketsystem erfasst und klassifiziert.
- AbnahmeterminGemeinsamer Durchgang der Testfälle. Ergebnis: Abnahme, Abnahme mit Vorbehalt oder Verweigerung mit Mängelliste.
- Protokoll und NachbesserungUnterschriebenes Protokoll, Fristen für vorbehaltene Mängel, danach Livegang.
Der wichtigste Schritt ist der erste. Testfälle, die erst nach der Fertigstellung geschrieben werden, prüfen das, was gebaut wurde, nicht das, was bestellt war. Ein Testfall muss nicht kompliziert sein. „Nutzer füllt das Kontaktformular mit gültigen Daten aus und sendet ab. Erwartet: Bestätigungsseite erscheint, Mail geht innerhalb einer Minute an vertrieb@…“ reicht völlig.
Plane die Testphase realistisch. Wer im Tagesgeschäft nebenbei testet, schafft in zwei Wochen weniger als gedacht. Blocke die Zeit im Kalender, bevor die Agentur die Fertigstellung meldet.
Was ins Abnahmeprotokoll gehört
- Projekt, Vertragsdatum, geprüfte Version oder Build-Nummer
- Datum, Ort, Teilnehmende beider Seiten
- Geprüfte Testfälle mit Ergebnis
- Ergebnis: Abnahme, Abnahme mit Vorbehalt oder Verweigerung
- Liste aller bekannten Mängel mit Klasse und ausdrücklichem Vorbehalt
- Frist für die Behebung vorbehaltener Mängel
- Hinweis auf zurückbehaltene Vergütung, falls vereinbart
- Unterschriften beider Seiten
Eine Musterformulierung für den Vorbehalt: „Die Abnahme erfolgt unter Vorbehalt der Rechte wegen der in Anlage 1 aufgeführten Mängel. Die Agentur behebt diese bis zum [Datum].“ Damit sind deine Rechte aus § 634 BGB für diese Punkte gesichert.
Verjährung: Bei Software nicht eindeutig
Mit der Abnahme beginnt in vielen Fällen die Verjährung der Mängelansprüche. Wann genau und wie lange, ist bei Software allerdings umstritten. § 634a BGB nennt zwei Jahre für Werke, deren Erfolg in der Herstellung, Wartung oder Veränderung einer Sache besteht. Für andere Werke gilt die regelmäßige Verjährung von drei Jahren, die erst am Ende des Jahres beginnt, in dem du vom Mangel erfährst. Ob individuell entwickelte Software als Sache in diesem Sinne gilt, wird in der juristischen Literatur unterschiedlich gesehen.
Für dich ist die praktische Folge wichtiger als der Streit: Regle die Frist im Vertrag ausdrücklich. Manche Agenturverträge sehen kürzere Fristen vor, etwa zwölf Monate. Ob eine solche Klausel wirksam ist und zu deinem Projekt passt, ist eine Frage, bei der ein Anwalt für IT-Recht helfen kann.
Abnahme und agile Entwicklung
Agile Projekte liefern nach jedem Sprint etwas Funktionierendes. Eine einzige Abnahme am Ende passt dazu schlecht. Sinnvoller sind Teilabnahmen pro Release oder pro Meilenstein, plus eine Gesamtabnahme vor dem Livegang.
Wichtig ist, dass die Sprint-Reviews nicht stillschweigend als Abnahme gelten, es sei denn, das ist ausdrücklich so gewollt. Wie Software-Teams Releases mit Tests absichern, beschreibt etwa die Seite zur Softwareentwicklung bei OnlineBuilders.
Was nach der Abnahme kommt
Mit der Abnahme endet das Projekt, aber nicht die Arbeit. Updates, Sicherheitspatches und kleine Änderungen fallen ab dem ersten Tag an. Was ein Wartungsvertrag regeln sollte, steht im Beitrag zum Wartungsvertrag für Websites. Und spätestens jetzt solltest du Quellcode, Zugänge und Dokumentation in der Hand haben. Warum, erklärt der Artikel über Rechte am Quellcode.
Wenn du noch vor Vertragsschluss stehst: Ob Festpreis oder Aufwand die Abnahme beeinflusst, liest du unter Festpreis oder Aufwand.
Dein nächster Schritt: Schreib für die fünf wichtigsten Funktionen deines Projekts je einen Testfall in zwei Sätzen und schick sie der Agentur, bevor sie mit der Umsetzung fertig ist.
Häufige Fragen
Gilt eine Website als abgenommen, wenn ich sie online stelle?
Die produktive Nutzung kann als stillschweigende Abnahme gewertet werden, vor allem wenn du über längere Zeit keine Mängel rügst. Verlass dich nicht darauf, sondern regle im Vertrag, dass die Abnahme ausdrücklich und schriftlich erfolgt, und dokumentiere offene Punkte vor dem Livegang.
Wie lange habe ich Zeit, um eine Abnahme zu prüfen?
Das Gesetz spricht von einer angemessenen Frist, die die Agentur setzen kann. Was angemessen ist, hängt vom Umfang ab. Vereinbare im Vertrag eine konkrete Testphase, bei mittleren Webprojekten sind zwei Wochen ein vernünftiger Ausgangspunkt.
Kann ich Teilabnahmen verlangen?
Nur wenn sie vereinbart sind. Bei größeren Projekten sind Teilabnahmen pro Meilenstein sinnvoll, weil Fehler früh auffallen. Beachte, dass mit jeder Teilabnahme auch Fristen für diesen Teil zu laufen beginnen können.
Was ist, wenn die Agentur einen Dienstvertrag abgeschlossen hat?
Beim Dienstvertrag gibt es keine Abnahme und keine Mängelrechte wie beim Werkvertrag, geschuldet ist nur die Tätigkeit. Ob ein Vertrag Werk- oder Dienstvertrag ist, hängt vom Inhalt ab, nicht von der Überschrift. Bei der Entwicklung einer fertigen Software spricht viel für einen Werkvertrag.
